【知らなきゃ損！！】超有料級 進捗管理術 完全攻略

管理職・リーダーの主な仕事内容は？

組織の目標設定
メンバー育成
顧客交渉
労務管理

いろいろ挙げられますが、管理職やリーダーにとって第一歩目の仕事は進捗管理でしょう。今回はどの業界の平社員でも使える進捗管理をお伝えします。

なぜ管理者は進捗管理をする必要があるのか？
進捗管理する目的は何なのか？

その答えが分かります！

進捗管理の流れ

進捗管理の目的は問題が発生した時、迅速に解決することです。

いつどこで問題が発生したか。
その問題の原因は何か。
問題を誰にどう報告するか。

これらは1つの流れで対応できます。

複雑な管理方法や特殊な思考法は一切ありません。
体系的に流れをつかめば誰でも管理できます。

ではそれぞれのステップを詳しく解説しましょう。

進捗確認

最初のステップである進捗確認で最も重要なことは『計画値』と『実績値』です。

計画値は作業前の計画段階で設定する値のことです。
作業レベル、人員数、作業期間を鑑みて、1日あたりの適切な値を設定します。
大きな作業遅延やトラブルが起きない限り、計画値の変更はしません。

実績値はその日の作業実施件数の値です。

このように定量的に進捗を確認します。
また実行担当者に作業の不明点がないか、当日の作業内容の確認など定性的な確認も進捗確認に含まれています。

遅延検出

作業にトラブルは付き物で、どんなシステムでも遅延になりうる障害は発生します。
しかし前章の進捗確認を日々行っていれば、遅延検出はすぐに気付けるはずです。

計画値と実績値が大きくズレたら遅延発生と判断できます。

ここで注意なのは『大きくズレる』の定義です。
例えば計画値と実績値が100件ズレていたら遅延でしょうか？

A　計画値：1,000　実績値：900
B　計画値：120　実績値：20

同じ100件のズレでも規模が違います。
ここは作業前の計画段階で『〇件ずれたら遅延と判断する』と定義しておきましょう。

そしてどの業界でもあり得る遅延パターンは以下の4パターンです。
これら各ケースに対して事前に遅延判断基準を設けておくと、かなり準備のいい管理者として見られるでしょう。

原因特定

遅延発生したら次は原因特定をします。
これは次のエスカレーションにも繋がる大事なフェーズです。
複雑な論理思考は不要で、原因特定の基本は『どこ』と『なぜ』です。

前提として毎日進捗確認を行っているので、いつどこで遅延が発生したかの特定は難しくないはずです。

問題はなぜ遅延が発生したかです。
遅延の発生原因は主に人/環境/システムのいずれかに分類できます。

またこの遅延原因を後続のエスカレーションで報告する必要があります。
エスカレ先は基本、上長や顧客です。
上記の遅延原因を定量的に表し、ツッコミ所のない理論武装した根拠にしましょう。

エスカレーション

遅延が発生し、原因を定量的に判断できた状態です。
いよいよ報告ですが、エスカレーションには『速報アラート』と『詳細報告』の2段階あります。

速報アラートの報告項目は以下です。

詳細アラートの報告項目は以下です。

まとめ

いかがだったでしょうか。

進捗管理とエスカレーションは別で考えていた人も多いと思いますが、違います。
進捗管理の中にエスカレーションが含まれています。

繰り返しになりますが、進捗管理の目的は問題が発生した時、迅速に解決することです。
その手段に進捗確認やエスカレーションがある形です。

他にも管理職の仕事は多岐に渡りますが、すべて目的と手段を理解すれば難しくはありません。
今後も管理職に求められる業務内容を発信できればと思います。